Bài cuối tổng hợp các prompt cho công việc văn phòng và quản lý: soạn văn bản hành chính, biên bản họp, báo cáo, kế hoạch; làm việc với Excel và dữ liệu; tạo dàn ý slide; và viết prompt tạo hình ảnh minh họa.
Bạn sẽ học được
- Soạn thảo văn bản, biên bản, báo cáo với AI
- Dùng AI cho công thức Excel và phân tích dữ liệu
- Tạo dàn ý và nội dung slide
- Viết prompt tạo ảnh minh họa
Văn bản hành chính, biên bản, báo cáo
Dự thảo văn bản
Bạn là chuyên viên văn phòng am hiểu thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Soạn dự thảo [thông báo / kế hoạch / công văn] về việc [nội dung], gửi [đơn vị], các thông tin: [thời gian, địa điểm, thành phần, trách nhiệm]. Trình bày đủ các phần: quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu (để trống), trích yếu, nội dung, nơi nhận, chức vụ người ký. Biên bản họp từ ghi chép
Từ ghi chép cuộc họp sau """[dán ghi chép hoặc bản ghi âm đã chuyển chữ]""", lập biên bản gồm: thời gian, thành phần, nội dung thảo luận theo từng vấn đề, kết luận, bảng phân công Việc | Người phụ trách | Hạn hoàn thành. Báo cáo tổng kết
Viết báo cáo tổng kết [hoạt động] dựa trên số liệu: [dán số liệu]. Cấu trúc: kết quả đạt được (có số liệu so sánh với kế hoạch), hạn chế và nguyên nhân, bài học kinh nghiệm, phương hướng. Văn phong hành chính, khách quan, dài khoảng [800] từ.Excel và phân tích dữ liệu
Viết công thức
Trong Excel, cột A là họ tên, cột B là điểm giữa kì, cột C là điểm cuối kì (dòng 2 đến 200). Viết công thức cột D tính điểm tổng kết = 40% B + 60% C làm tròn 1 chữ số, và cột E xếp loại: Giỏi (≥8), Khá (≥6.5), Trung bình (≥5), Yếu. Giải thích từng hàm. Phân tích dữ liệu đính kèm
Phân tích tệp dữ liệu đính kèm: mô tả cấu trúc, kiểm tra dữ liệu thiếu/bất thường, tính các chỉ số chính, vẽ 2–3 biểu đồ phù hợp nhất và nêu 5 nhận định quan trọng kèm đề xuất hành động.Dàn ý và nội dung slide
Dàn ý thuyết trình
Lập dàn ý bài trình bày [15] phút về [chủ đề] cho [đối tượng]. Gồm [10] slide: mỗi slide có tiêu đề, 3–4 ý ngắn (dưới 10 từ/ý), gợi ý hình ảnh/biểu đồ, và lời nói cho người trình bày (khoảng 80 từ).Có thể đưa dàn ý vào công cụ tạo slide (Gamma, Canva, Copilot trong PowerPoint, Gemini trong Google Slides) hoặc nhờ trợ lý như Claude tạo trực tiếp tệp PowerPoint.
Prompt tạo hình ảnh
| Thành phần | Ví dụ |
|---|---|
| Chủ thể | Một cô giáo trẻ đang hướng dẫn học sinh dùng máy tính |
| Bối cảnh | Phòng học vùng cao, cửa sổ nhìn ra đồi chè |
| Phong cách | Minh họa phẳng (flat illustration), màu pastel |
| Bố cục, góc máy | Góc nhìn ngang, khoảng trống bên phải để chèn chữ |
| Ánh sáng, cảm xúc | Ánh nắng buổi sáng, không khí vui tươi |
| Tỉ lệ | 16:9 cho slide; 1:1 cho mạng xã hội |
Mẫu prompt ảnh
Tạo ảnh minh họa phong cách flat illustration, màu pastel: một cô giáo trẻ đang hướng dẫn ba học sinh dân tộc thiểu số dùng máy tính trong phòng học vùng cao, cửa sổ nhìn ra đồi chè, ánh nắng buổi sáng, không khí vui tươi. Bố cục để trống phía bên phải để chèn tiêu đề. Tỉ lệ 16:9. Không có chữ trong ảnh.Mẹo hay
Với văn bản hành chính, hãy đưa cho AI một văn bản mẫu đúng thể thức của đơn vị bạn và yêu cầu "soạn theo đúng thể thức mẫu này".
Lưu ý
Không tải lên AI tài liệu mật, tài liệu nội bộ chưa được phép công bố, dữ liệu cá nhân của cán bộ, người học. Không dùng ảnh AI giả mạo người thật hoặc sự kiện thật.
Thực hành
- Chuyển ghi chép cuộc họp gần nhất thành biên bản có bảng phân công.
- Nhờ AI viết công thức Excel cho một bảng tính bạn đang dùng.
- Tạo dàn ý 10 slide và một ảnh minh họa cho bài trình bày.
Tóm tắt bài học
- AI hỗ trợ văn bản, biên bản, báo cáo đúng thể thức.
- Công thức Excel và phân tích dữ liệu nhanh.
- Dàn ý slide, lời nói kèm theo.
- Prompt ảnh: chủ thể, bối cảnh, phong cách, bố cục, tỉ lệ.