Bộ bài hướng dẫn này dùng PowerPoint cho Microsoft 365 (Windows). Giao diện bản Microsoft 365 được cập nhật liên tục nên một số nút có thể khác vị trí đôi chút so với máy của bạn; các khái niệm và tên tab, nhóm lệnh chính vẫn giữ nguyên.

1. Khái niệm: PowerPoint 365 khác gì các bản cũ?

Microsoft 365 là gói đăng ký, nên PowerPoint luôn nhận tính năng mới thay vì phải mua bản mới sau vài năm. Những điểm bạn nên biết ngay từ đầu:

• Lưu trên đám mây (OneDrive): bài lưu trên OneDrive hoặc SharePoint được truy cập từ mọi thiết bị, và bật được AutoSave (tự động lưu) để không mất công việc.
• Cộng tác: nhiều người cùng mở và chỉnh một bài thuyết trình, có thể bình luận ngay trên trang chiếu.
• Designer (Ý tưởng thiết kế): PowerPoint gợi ý bố cục, hình minh họa chuyên nghiệp cho trang chiếu của bạn.
• Stock Images (Ảnh kho): chèn ảnh, biểu tượng, video có sẵn của Microsoft mà không cần tìm bên ngoài.
• Copilot: trợ lý AI có trong một số gói Microsoft 365, giúp soạn nội dung, tạo bài từ tài liệu có sẵn. Tính năng này tùy thuộc gói bản quyền của bạn.

2. Khởi động PowerPoint

Nhấn nút Start của Windows, gõ PowerPoint rồi chọn ứng dụng. Nếu chưa mở bài nào, PowerPoint hiển thị màn hình Home gồm các mẫu (template) và danh sách bài đã mở gần đây. Chọn Blank Presentation (Bài thuyết trình trống) để bắt đầu một bài mới.

3. Các thành phần của cửa sổ làm việc

• Thanh tiêu đề (Title bar): ở trên cùng, hiển thị tên bài thuyết trình và các nút thu nhỏ, phóng to/khôi phục, đóng cửa sổ. Khi bài lưu trên OneDrive, bên trái có công tắc AutoSave.
• Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy nhập nhanh): chứa các lệnh hay dùng như Save, Undo, Redo. Bạn có thể thêm lệnh vào đây bằng nút mũi tên ở cuối thanh.
• Search (Tìm kiếm): ô tìm kiếm ở giữa thanh tiêu đề. Gõ tên chức năng (ví dụ "chèn bảng") để tìm lệnh hoặc xem trợ giúp, rất tiện khi chưa nhớ lệnh nằm ở tab nào.
• Ribbon: dải lệnh chia thành các tab (Home, Insert, Draw, Design, Transitions, Animations, Slide Show, Record, Review, View, Help…). Mỗi tab chia thành các nhóm. Một số nhóm có nút mở rộng ở góc dưới bên phải để mở hộp thoại hoặc ngăn tác vụ (task pane) với nhiều tùy chọn hơn. Bản mới còn có thể hiển thị Ribbon ở dạng rút gọn (Simplified Ribbon); bạn đổi qua lại bằng nút mũi tên ở góc phải Ribbon.
• Tab File: mở chế độ xem Backstage, nơi quản lý chính tệp tin: Home, New, Open, Info, Save, Save As, Print, Share, Export, Close, Options…
• Share và Comments: các nút ở góc phải trên cùng để chia sẻ bài cho người khác và xem, thêm bình luận.
• Thanh trạng thái (Status bar): dưới cùng, hiển thị số thứ tự trang chiếu, ngôn ngữ, các nút Notes, chế độ xem, thanh trượt Zoom và nút Fit slide to current window.

4. Bộ sưu tập (Gallery) và xem trước trực tiếp

Khi một tùy chọn định dạng có nhiều lựa chọn (kiểu chữ, hiệu ứng chuyển trang, giao diện…), PowerPoint hiển thị chúng dưới dạng gallery các hình thu nhỏ. Di chuột qua một hình thu nhỏ, tính năng Live Preview cho bạn xem trước kết quả trên trang chiếu mà chưa áp dụng thật. Nhấp chuột để chọn.

5. Các vùng làm việc ở chế độ Normal

Normal là chế độ xem mặc định, nơi bạn làm phần lớn công việc. Cửa sổ chia thành ba vùng:

• Ngăn hình thu nhỏ (Thumbnail pane): bên trái, hiển thị hình thu nhỏ mọi trang chiếu. Dùng để chuyển trang, kéo thả đổi thứ tự, thêm, xóa trang.
• Ngăn trang chiếu (Slide pane): vùng lớn ở giữa, nơi bạn soạn nội dung trang hiện tại.
• Ngăn ghi chú (Notes pane): dưới trang chiếu, để viết lời dẫn cho người trình bày. Nếu không thấy, nhấn nút Notes ở thanh trạng thái.

Muốn xem toàn bộ chữ trong bài dưới dạng đề cương, vào tab View, nhóm Presentation Views, chọn Outline View.

Tham khảo: Microsoft Support – What is PowerPoint?, Basic tasks for creating a PowerPoint presentation.