Bảng và biểu đồ giúp trình bày số liệu rõ ràng. Bài này hướng dẫn tạo, định dạng bảng, biểu đồ và cách chọn loại biểu đồ phù hợp.

25 phútTrung bình
Bạn sẽ học được
  • Bảng (Table)
  • Biểu đồ (Chart)

1. Bảng (Table)

Tạo bảng

  • Insert > Table, kéo chọn số cột × số hàng trên lưới, hoặc chọn Insert Table để nhập số cột, hàng.
  • Draw Table: tự vẽ bảng. Excel Spreadsheet: chèn bảng tính Excel nhúng.
  • Cách khác: nhấp biểu tượng bảng trong placeholder nội dung; hoặc dán bảng từ Word, Excel (Ctrl + V).

Định dạng bảng

  • Tab Table Design: Table Styles (kiểu có sẵn), Shading (tô nền ô), Borders (viền), Table Style Options (bật Header Row, Banded Rows, First Column…).
  • Tab Layout: Insert Above/Below/Left/Right (thêm hàng, cột), Delete, Merge Cells (gộp ô), Split Cells (tách ô), Cell Size (độ rộng, cao), Distribute Rows/Columns (chia đều), Alignment.
  • Nhấn Tab ở ô cuối cùng để thêm hàng mới.

2. Biểu đồ (Chart)

Khái niệm

Biểu đồ chuyển bảng số liệu thành hình ảnh trực quan, mỗi loại hợp với một mục đích:

  • Column/Bar (cột/thanh): so sánh giá trị giữa các nhóm.
  • Line (đường): xu hướng theo thời gian.
  • Pie/Doughnut (tròn): tỉ lệ phần trăm trong tổng thể (ít nhóm).
  • Scatter: mối quan hệ giữa hai đại lượng. Area: tích lũy theo thời gian.
  • Các loại nâng cao: Waterfall, Histogram, Funnel, Map tùy phiên bản.

Tạo biểu đồ

  1. Insert > Chart, chọn loại và kiểu con, nhấn OK.
  2. Cửa sổ bảng tính (Excel) xuất hiện: nhập, sửa số liệu và tên cột, hàng. Kéo góc dưới phải của vùng dữ liệu để mở rộng hoặc thu hẹp. Đóng cửa sổ khi xong; biểu đồ cập nhật theo.
  3. Muốn sửa số liệu sau này: chọn biểu đồ > Chart Design > Edit Data.

Chỉnh biểu đồ

  • Ba nút nhanh bên phải biểu đồ: Chart Elements (+; tiêu đề, nhãn dữ liệu, chú giải, đường lưới), Chart Styles (bút lông; kiểu và màu), Chart Filters (phễu; lọc dữ liệu).
  • Tab Chart Design: Add Chart Element, Quick Layout, Change Colors, Switch Row/Column, Change Chart Type.
  • Nhấp đúp phần tử để mở ngăn Format chỉnh chi tiết (màu cột, trục, nhãn).
Thực hành
  1. Tạo bảng 4 cột × 5 hàng về điểm của một lớp, bật Header Row và Banded Rows.
  2. Chèn biểu đồ cột thể hiện điểm trung bình theo tháng, thêm nhãn dữ liệu.
  3. Đổi sang biểu đồ đường, rồi thêm tiêu đề biểu đồ.
  4. Dán một biểu đồ từ Excel sang PowerPoint và thử các tùy chọn dán (Use Destination Theme & Embed Workbook, Keep Source Formatting & Link Data).

Mẹo: mỗi biểu đồ chỉ truyền tải một thông điệp, đặt tiêu đề nói rõ điều đó ("Doanh thu tăng 20% trong quý 3"). Hạn chế bảng quá nhiều chữ, cố định hàng tiêu đề, và tránh gộp/tách ô vì khó đọc bằng trình đọc màn hình.

Tóm tắt bài học

Bạn đã đi qua: bảng (Table); biểu đồ (Chart). Hãy làm phần Thực hành để ghi nhớ.

Tham khảo: Microsoft Support – Quick tips: Add and format in PowerPoint, Make your PowerPoint presentations accessible.