1. Thêm một cửa sổ bảng tính (WorkBook) mới
Mặc định khi khởi Microsoft Excel 2013 chương trình sẽ tự động tạo một WorkBook mới, tuy nhiên trong các trường hợp khác bạn có thể mở một WorkBook mới bằng các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N).
Cách 2: Nhấp chọn biểu tượng Office Button
Hộp thoại Office Button xuất hiện hãy nhấp chọn New rồi chọn biểu tượng Blank WorkBook ở hộp thoại bên tay phải.
Cuối cùng nhấp nút Create
Với hai cách trên chúng ta sẽ tạo được WorkBook trắng tuy nhiên Microsoft Excel 2013 còn cung cấp rất nhiều các mẫu (Template) được xây dựng sẵn mà bạn có thể kế thừa và sử dụng lại. Việc sử dụng các mẫu (Template) được xây dựng sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như tiếp cận với cách trình bày, bố trí bảng tính hiện đại, khoa học của Microsoft.
Bạn có thể chọn bất kỳ một Templates nào mà bạn muốn thực hiện.
Và sau đó Click chuột vào nút Create.
2. Các thành phần cơ bản
Một bảng tính bao gồm nhiều WorkSheet (Sheet) trong mỗi Sheet chứa các hàng (Row) và cột (Column) tạo thành các ô (Cell).
– Sheet: Là một với các thành phần như đã nói ở phần trước. Bạn có thêm mới, tùy chỉnh hay xóa bỏ một Sheet trên WorkBook. Các Sheet trong một, hoặc nhiều WorkBook có thể liên kết lấy dữ liệu qua lại với nhau.
– Column: Cột nằm trong các Sheet được đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ) cột, ví dụ chúng ta nói cột A, cột B hay cột XA,… Bạn có thể chèn, xóa, di chuyển,… các cột trên một Sheet.
– Row: Hàng nằm trong các Sheet được đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ) hàng, ví dụ chúng ta nói hàng 1, hàng 2 hay hàng 1000,… Bạn cũng có thể chèn, xóa, di chuyển,… các hàng trên một Sheet.
– Cell: Là ô giao nhau giữa một hàng và một cột xác định nào đó, vị trí của Cell hay còn gọi là địa chỉ của Cell được xác định bởi tên cột và hàng giao nhau chứa nó. Giả sử ô A5 được hiểu là ô giao giữa cột A và hàng 5, thứ tự viết địa chỉ của Cell là “Tên cột” + “Tên hàng”. Mở rộng Cell chúng ta sẽ có nhóm các Cell, nhóm các Cell được xác định bởi ô đầu tiên và ô cuối cùng trong nhóm. Như vậy địa chỉ của một nhóm Cell được viết như sau: “Tên Cell đầu tiền”: “Tên Cell cuối cùng”. Giải sử nhóm Cell từ hàng thứ nhất cột A tới hàng thứ 5 cột E chúng ta sẽ có địa chỉ là: A1:E5.
– Vùng làm việc hiện thời: Là một nhóm các Cell được chọn tại một thời điểm xác định và bao quanh bởi một khung mầu đen.
Như vậy địa chỉ vùng làm việc hiện thời chính là địa chỉ của nhóm Cell được chọn.
3. Thêm một bảng tính (Sheet)
Từ cửa sổ WorkBook bạn có thể thêm mới một Sheet bằng các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Insert WorkSheet trên thanh Sheet tab.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + F11
Bằng một trong hai cách trên một Sheet mới sẽ được tạo và có tên mặc định là Sheet + Số thứ tự của những Sheet đã tạo trong WorkBook.
4. Chọn bảng tính thao tác
Để chọn một Sheet cần thao tác bạn nhấp trái chuột vào tên Sheet đó trên thanh công cụ Sheet tab. Sheet được chọn có mầu sáng hơn các Sheet còn lại.
5. Chèn một bảng tính (Sheet)
Ngoài việc thêm mới một Sheet vào vị trí cuối cùng bạn cũng có thể chèn một sheet mới vào vị trị bất kỳ trên thanh Sheet Tab, cách thực hiện như sau:
– Nhấp phải chuột vào Sheet cần chèn một Sheet mới, chọn Insert…
Hộp thoại Insert xuất hiện như hình dưới đây:
– Nhấp chọn WorkSheet trong Tab General sau đó nhấp Ok. Một Sheet mới sẽ được chèn vào trước vị trí Sheet vừa chọn
6. Đổi tên cho bảng tính (Sheet)
Tên mà chương trình mặc định đặt cho Sheet thường không gợi mở và phản ánh được nội dung. Vì vậy khi WorkBook của bạn có nhiều Sheet bạn nên đặt lại tên cho chúng. Cách thực hiện như sau:
– Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab, chọn Rename Sheet (hoặc nhấp đúp chuột vào tên Sheet cần đổi trên Sheet Tab).
– Con trỏ chuột sẽ nhấp nháy tại vị trí tên của Sheet cần đổi, bạn hãy xóa tên cũ và nhập tên mới cho Sheet.
Tên Sheet bạn nên đặt ngắn ngọn nhưng gợi mở, tên Tab không nên sử dụng các ký tự đặc biệt (?!@#,…) hoặc dấu khoảng trắng. Để tường mình chúng ta sử dụng dấu _ để phân biệt các chữ trong tên Sheet.
7. Xóa một bảng tính (Sheet)
Để xóa một Sheet bạn thực hiện như sau:
– Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần xóa trênh thanh Sheet tab chọn Delete sheet.
– Hộp thoại xác nhận thao tác xuất hiện, nếu đồng ý xóa bạn chọn Delete, ngược lại chọn Cancel.
8. Di chuyển qua lại giữa các bảng tính (Sheet)
Ngoài cánh nhấp chọn tới Sheet cần thao tác bạn còn có thể sử dụng các công cụ trên thanh Sheet Tab để di chuyển qua lại giữa các Sheet .
9. Thay đổi vị trí các bảng tính (Sheet)
Để thay đổi hay di chuyển Sheet từ vị này tới vị trí khác trên thanh Sheet Tab bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp giữ chuột vào Sheet cần di chuyển, kéo thả tới vị trị mới trên thanh Sheet Tab.
Cách 2: Nhấp phải chuột vào Sheet cần di chuyển trên thanh Sheet tab chọn Move or Copy Sheet…
Hộp thoại Move or Copy xuất hiện như hình dưới đây:
Trong mục To Book bạn chọn File Excel cần di chuyển Sheet tới (có thể không phải File hiện thời đang chứa Sheet, trong hộp chọn To book chưa danh sách các File Excel đang mở). Tương ứng với File Excel cần di chuyển tới bạn chọn vị trí mới cho Sheet trong mục Before Sheet (đứng trước Sheet nào). Cuối cùng nhấp Ok để di chuyển Sheet tới vị trí mới.
Nếu bạn muốn Copy Sheet hãy nhấp chọn mục Create a copy trong cửa sổ này.
10. Bảo mật cho bảng tính (Sheet)
Để ngăn người khác tác động vào một Sheet bạn có thể sử dụng phương pháp phân quyền và đặt mặt khẩu cho Sheet đó. Cách thực hiện như sau:
– Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần bảo mật trên thành Sheet tab chọn Protect Sheet…
Hoặc nhấp chọn Tab Review trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm lệnh Changes chọn Protect Sheet.
– Bằng một trong hai cách trên màn hình Protect Sheet xuất hiện như hình dưới đây
– Trong mục Password to unprotect sheet bạn nhập vào mật khẩu kiểm tra khi người dùng tác động lên Sheet. Trong danh sách tiếp theo Allow all users of this worksheet to bạn tích chọn các chức năng cho phép người dùng sử dụng (người truy cập không có mật khẩu chỉ có thể thao tác với Sheet tương ứng với những chức năng có đánh dấu trong mục này). Mặc định chương trình chỉ cho phép người truy cập chọn các Cell. Sau khi chọn xong bạn nhấp Ok, hộp thoại yêu cầu xác nhận mật khẩu xuất hiện, bạn nhập vào mật khẩu đã thiết lập trước đó.
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Như vậy khi người dùng (hay bản thân người đặt mật khẩu) truy cập vào những chức năng không được phép của Sheet chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo như hình dưới đây:
Để có thể thao tác trở lại với Sheet bạn nhấp phải chuột vào tên Sheet trên thanh Sheet tab chọn Unprotect sheet.
Một hộp thoại xuất hiện yêu cầu nhập mật khẩu, bạn nhập vào mật khẩu đã thiết lập lúc trước cho Sheet rồi nhấp Ok.
11. Lưu một bảng tính (Sheet)
Sau khi kết thúc làm việc với một File Excel bạn cần lưu nó lại trên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng ở các lần tiếp theo. Với Microsoft Excel 2013 bạn có thể lưu một WorkBook bằng các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trên thành công cụ Quick Access.
Cách 2: Nhấp chọn nút Save trong cửa sổ Office Button
Bạn chọn đường dẫn lưu File trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho File vào mục File Name, cuối cùng nhấp nút Save để lưu lại văn bản.
Để lưu lại File Excel với một tên khác bạn chọn nút Save As trong cửa sổ Office Button.
Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save.
12. Mở lại một File Excel đã tồn tại
Để mở một File Excel đã tồn tại bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây:
Cách 1: Trong cửa sổ Window Explorer nhấp đúp chuột vào biểu tượng File văn bản cần mở.
Cách 2: Khởi động Microsoft Excel 2013, từ thanh Quick Access Toolbar nhấp chọn biểu tượng Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O).
Cách 3: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Open
Bằng một trong hai cách 2 và 3 hộp thoại Open xuất hiện, hãy chọn tới File cần mở rồi nhấp chọn nút Open.
13. Đóng cửa sổ bảng tính hiện thời
Để đóng WorkBook hiện thời bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button, hộp thoại Office Button xuất hiện nhấp chọn nút Close
Cách 2: Nhấp chọn nút Close window phía góc trên bên phải màn hình ứng dụng.
Nếu WorkBook hiện thời của bạn chưa lưu, chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. Nếu muốn lưu lại thay đổi bạn chọn Save, ngược lại chọn Don’t Save, nếu muốn hủy thao tác đóng WorkBook hiện thời bạn nhấp chọn nút Cancel.
14. Thoát khỏi ứng dụng
Để đóng hoàn toàn ứng dung Microsoft Excel 2013 bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp phải chuột vào biểu tượng Excel book ở góc trên bên trái màn hình rồi chọn Close.
Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Exit
Bằng một trong hai cách trên nếu WorkBook hiện thời của bạn chưa lưu, chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. Nếu muốn lưu lại thay đổi và thoát khỏi ứng dụng bạn chọn Save, nếu muốn không lưu lại thay đổi và thoát khỏi ứng dụng bạn chọn Don’t Save, cuối cùng nếu muốn hủy thao tác đóng ứng dụng bạn nhấp chọn nút Cancel.