Bài 4. Thao tác với ô (cell)

1. Chọn Cell

– Chọn một Cell

Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm.

– Chọn một khối các Cell

Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn một khối ô.

+ Sử dụng chuột: Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn sau đó nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn.

+ Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shift + các phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn.

Cell hay một nhóm các Cell đã chọn được bao quanh bởi khung mầu đen như hình dưới đây:

2. Nhập, chỉnh sửa nội dung cho Cell

Để nhập nội dung cho Cell bạn nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.

– Soạn thảo cho Cell đầu tiên

+ Chọn Cell cần soạn thảo.

+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành.

– Nhập dữ liệu vào từ bàn phím

+ Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc nhập các ký tự quá một ô.

+ Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để ngắt dòng trong một Cell.

+ Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới, hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống.

– Chỉnh sửa nội dung của Cell

+ Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.

+ Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới.

+ Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần chỉnh sửa nội dụng nhấp F2.

– Thay đổi nội dung của Cell

+Nhấp chọn Cell cần thay đổi

+ Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enter để xoá ký tự đứng trước con nháy.

+ Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xoá.

– Xoá nội dung trong Cell

+ Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá

+ Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong những Cell được chọn.

3. Sao chép, di chuyển dữ liệu

– Sao chép dữ liệu (Copy): Để sao chép dữ liệu bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.

Bước 2: Trong bước này bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây:

+ Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Copy.

+ Cách 2: Nhấp phải chuột trên vùng Cell được chọn, chọn lệnh Copy.

+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

Sau bước hai ô hay khối ô được sao chép sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh.

+ Cách 4: Chọn ô hay khối cần Copy, đưa con trỏ đến khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có hình mũi tên bốn đầu xuất hiện. Nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần Copy, thả chuột ra.

– Di chuyển dữ liệu (Cut): Để di chuyển dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển dữ liệu.

Bước 2: Trong bước này bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây:

+ Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Cut.

+ Cách 2: Nhấp phải chuột trên vùng Cell được chọn, chọn lệnh Cut.

+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

Sau bước hai ô hay khối ô được di chuyển dữ liệu sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh.

+ Cách 4: Chọn ô hay khối cần di chuyển dữ liệu, đưa con trỏ đến khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có hình mũi tên bốn đầu xuất hiện. Giữ và rê chuột đến nơi cần, thả chuột ra.

– Dán dữ liệu (Paste): Kết quả cuối cùng của việc Copy hay Cut là đưa dữ liệu đó đến vị trí mới. Để dán dữ liệu đã được Copy hoặc Cut bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhấp chuột chọn tới vị trí cần dán dữ liệu (chỉ cần chọn ô đầu tiên)

Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:

+ Cách 1: Từ tab Home trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Clipboard nhấp chọn lệnh Paste.

+ Cách 2: Nhấp phải chuột lên vị trí đích, chọn lệnh Paste.

+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

– Sử dụng Clipboard

Thanh tác vụ Clipboard có tác dụng lưu lại tất cả những gì người dùng đã Copy, Cut kể từ khi bật chức năng này. Dựa vào những nội dung đó bạn có thể sử dụng lại nhưng kết quả đã thực hiện từ những thao tác trước đó. Để bật thanh tác vụ này bạn nhấp chuột vào mũi tên phía dưới nhóm Clipboard trên tab lệnh Home.

Thanh tác vụ Clipboard xuất hiện bên trái màn hình chương trình như hình dưới đây:

Sau khi bật thanh tác vụ này mỗi lần Copy hoặc Cut nội dung sẽ được lưu trong Clipboard và liệt kê trong thanh tác vụ này và tối đa được 24 lệnh.

Muốn sử dụng bạn chỉ cần nhấp chuột tới vị trí cần dán nội dung, sau đó nhấp chuột vào nội dung cần dán trên thanh tác vụ.

Để xóa những lệnh không dùng đến bạn nhấp chuột vào mũi tên bên phải của lệnh chọn Delete.

Trường hợp muốn xóa tất cả lệnh có trong thanh tác vụ bạn nhấp chọn nút Clear All.

Bạn có thể thay đổi một số tùy chọn cho Clipboard bằng cách nhấp chọn nút Options

Việc sử dụng Clipboard sẽ làm chậm máy tính vì chiếm nhiều bộ nhớ, vì vậy nếu không sử dụng nữa bạn tắt chức năng bằng cách nhấp chọn biểu tượng dấu (x) phía góc phải trên của thanh tác vụ.

Với các bước trên bạn sẽ dán toàn bộ thành phần có trong Cell hay nhóm Cell đã Copy hoặc Cut. Tuy nhiên trong một số trường hợp bạn chỉ muốn lấy kết quả là giá trị hay công thức hoặc định dạng,… của Cell hay nhóm Cell đó. Với những trường hợp như vậy chúng ta phải sử dụng Paste Options, bạn có thể thực hiện công việc này theo các cách sau đây:

Cách 1: Sử dụng các lệnh trên thanh công cụ Ribbon

– Từ thành công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Home sau đó tìm tới nhóm Clipboard. Nhấp chuột vào mũi tên phía dưới biểu tượng Paste.

– Một danh sách các lựa chọn xuất hiện

Trong mục Paste:

+ Paste: Dán toàn bộ nội dung, định dạng, công thức,…

+ Fomulars: Chỉ chọn công thức

+ Fomulars & Number Formatting: Chọn công thức và định dạng

+ Keep Source Formatting: Giữ nguyên định dạng gốc

+ No Border: Không có Border

+ Keep Source Column Widths: Giữ nguyên độ rộng của cột

+ Transpose: Chuyển cột thành hàng, và ngược lại

Trong mục Paste values

+ Values: Chỉ chọn dữ liệu

+ Values & Number Formatting: Chọn dữ liệu và định dạng

+ Values & Source Formatting: Dữ liệu và định dạng gốc

Trong mục Other paste options

+ Formatting: Chọn định dạng

+ Paste link: Chọn các đường link

+ Picture: Chỉ chọn các hình ảnh

+ Linked picture: Chọn các liên kết hình ảnh

Nếu những tùy chọn kể trên chưa đáp ứng được yêu cầu bạn có thể chọn mục Paste Special… Hộp thoại Paste Special xuất hiện như hình dưới đây:

Tích chọn các điều kiện cần dán dữ liệu trong mục này sau đó nhấn OK.

Cách 2: Sử dụng popup menu, để thực hiện bạn nhấp phải chuột tại vị trí cần dán dữ liệu.

Trong mục Paste Options, bạn có thể nhấp chọn một trong các tùy chọn sau đây:

+ Paste: Dán toàn bộ nội dung, định dạng, công thức,…

+ Values: Chỉ chọn dữ liệu

+ Fomulars: Chỉ chọn công thức

+ Transpose: Chuyển cột thành hàng, và ngược lại

+ Formatting: Chọn định dạng

+ Paste link: Chọn các đường link

Ngoài ra bạn có thể di chuyển chuột tới mục Paste Special… Một menu khác xuất hiện bên trái.

Nội dung các lệnh này giống như đã trình bày ở phần sử dụng thanh Ribbon.

4. Chèn thêm một Cell

Để thao tác với hàng, cột, ô chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một ví dụ cụ thể. Giả sử chúng ta có một bảng danh sách học sinh tiên tiến như hình dưới đây:

Để chèn thêm một Cell vào vị trí ô AWQ15 bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhấp chuột chọn ô AWQ15.

Bước 2: Nhấp phải chuột chọn Insert…

Hoặc từ thanh công cụ Ribbon chọn Tab Home, tìm tới nhóm lệnh Cells nhấp chọn mũi tên bên phải lệnh Insert.

Một danh sách xuất hiện bạn chọn mục Insert Cells…

Bước 3: Sau bước 2 hộp thoại Insert xuất hiện như hình dưới đây:

Nếu muốn chèn thêm Cell mới vào vị trí hiện tại và chuyển toàn bộ nội dung các cột tương ứng sang bên phải bạn chọn mục Shift cells right, nếu muốn chèn thêm Cell mới vào vị trí hiện tại và chuyển toàn bộ nội dung các cột tương ứng xuống phía dưới bạn chọn mục Shift cells down. Cuối cùng nhấp Ok.

Kết quả khi chèn thêm một Cell mới vào vị trí hiện tại và chuyển nội dung các cột tương ứng sang phải.

Kết quả khi chèn thêm một Cell mới vào vị trí hiện tại và chuyển nội dung các cột tương ứng xuống phía dưới.

Lưu ý: Với thao tác chèn thêm Cell mới như vừa hướng dẫn, bạn có thể thực hiện cho một nhóm Cell.

5. Xóa Cell

Để xóa một Cell vào vị trí ô AWQ15 bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhấp chuột chọn ô AWQ15 (là ô vừa thêm ở phần trước)

Bước 2: Nhấp phải chuột chọn Delete…

Hoặc từ thanh công cụ Ribbon chọn Tab Home, tìm tới nhóm lệnh Cells nhấp chọn mũi tên bên phải lệnh Delete.

Một danh sách xuất hiện bạn chọn mục Delete Cells…

Bước 3: Sau bước 2 hộp thoại Delete xuất hiện như hình dưới đây:

Nếu muốn xóa cột hiện tại và chuyển toàn bộ nội dung các cột tương ứng sang bên trái bạn chọn mục Shift cells left, nếu muốn xóa cột hiện tại và chuyển toàn bộ nội dung các cột tương ứng lên phía trên bạn chọn mục Shift cells left Shift cells down. Cuối cùng nhấp Ok.

Cũng với ví dụ ở phần trước, nếu xóa Cell hiện tại và chuyển nội dung các cột tương ứng sang trái chúng ta sẽ có kết quả như hình dưới đây:

Kết quả khi xóa Cell hiện tại và chuyển nội dung các cột tương ứng lên trên.

6. Gộp Cell

Trong ví dụ ở phần trước bạn để ý tiêu đề của danh sách học sinh tiên tiến được chứa trong một Cell, Cell này được gộp từ các Cell từ B2 đến D2 (B2:D2). Để có thể gộp nhiều Cell lại với nhau bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn nhóm Cell cần gộp, giả sử với ví dụ trước chúng ta chọn các ô B5 đến D8 (B5:D8).