1. Kiểu dữ liệu và cách định dạng
1.1. Kiểu chuỗi
Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và các phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệu trên bàn phím.
Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán.
Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi.
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (" ").
Khi muốn thể hiện số dưới dạng ký tự, bạn nhập thêm dấu nháy đơn (‘) trước dữ liệu chuỗi dạng số.
1.2. Kiểu ngày tháng
Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút giây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọ của chúng bạn
Chọn cách thể hiện ngày tháng
Nhấp phải chuột vào ô hay nhóm ô kiểu ngày tháng cần định dạng chọn Format Cells.
Hộp thoại xuất hiện bạn chọn tới Tab Number.
+ Category: Chọn mục Date
+ Locale (Location): Chọn giá trị Vietnamese
+ Type: Chọn kiểu ngày tháng cần định dạng.
Chọn cách thể hiện giờ
Nhấp phải chuột vào ô hay nhóm ô kiểu ngày tháng cần định dạng chọn Format Cells.
Hộp thoại xuất hiện bạn chọn tới Tab Number.
+ Category: Chọn mục Time
+ Locale (Location): Chọn giá trị Vietnamese
+ Type: Chọn kiểu thời gian cần định dạng.
Một số dạng thể hiện của ngày tháng và giờ:
- m/d/yy
- d- mmm- yy
- d- mmmm
- mmm- yy
- h:mm AM/PM
- h:mm:ss AM/PM
- h:mm
- h:mm:ss
- m/d/yy h:mm
1.3. Kiểu dữ liệu Formula
Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử (số học, luận lý, quan hệ).
Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thức chứ không hiển thị công thức.
Trong hình ảnh dưới đây phần khoanh tròn là giá trị của công thức trong hình chữ nhật.
1.4. Kiểu số học
Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như + , - , * , (), ., =, $, %.
Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô.
Để định dạng cho dữ liệu kiểu số bạn thực hiện như sau:
- Chọn ô hoặc nhóm ô cần định dạng dữ liệu, nhấp phải chuột chọn Format Cells.
Hộp thoại Format Cells xuất hiện bạn chọn tới Tab Number.
- Để định dạng cho dữ liệu theo dạng số bạn chọn giá trị Number trong mục Category.
+ Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy.
+ Use 1000 Separator (,): Tích chọn mục này để phân cách chữ số hàng nghìn.
+ Negative numbers: Chọn kiểu hiện thị dữ liệu
- Để định dạng dữ liệu dạng tiền tệ trong mục Category bạn nhấp chọn mục Curency.
+ Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy.
+ Symbol: Biểu tượng của loại tiền tệ.
+ Negative numbers: Chọn kiểu hiện thị dữ liệu.
- Để dịnh dạng dữ liệu kiểu phần trăm bạn chọn Percentage trong mục category:
+ Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy.
1.5. Kiểu mảng
Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kế công thức vốn cho ra nhiều kết quả.
Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khác nhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả khác nhau.
Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lý hoặc giá trị lỗi.
+ Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thập phân hay số kỹ thuật.
+ Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép.
+ Giá trị luận lý là Ture hoặc False.
Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $...
Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9)
Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau.
2. Định dạng dữ liệu
2.1. Sử dụng thanh công cụ Ribbon
Để định dạng dữ liệu cho Sheet bằng thanh công cụ Ribbon chúng ta quan tâm tới Tab Home, gồm các nhóm lệnh như Clipboard, Font, Alignment và Number.
– Clipboard: Đã trình bày các phần trước, bao gồm các lệnh cắt dán dữ liệu.
– Font: Bao gồm các lệnh định dạng Font chữ cho nội dung các Cell, để thực bạn chọn Cell hoặc nhóm Cell cần định dạng Font chữ, sau đó có thể thao tác với các lệnh sau đây:
+ Font: Chọn kiểu font chữ cho nội dung Cell bằng cách nhấp chọn mũi tên bên phải của biểu tượng này. Danh sách xuất hiện bạn chọn tới Font chữ cần thiết lập.
+ Font Size: Chọn cỡ chữ cho nội dung Cell bằng cách nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này. Danh sách xuất hiện nhấp chọn cỡ chữ cần thiết lập.
+ Increase font size: Tăng Font chữ lên một đơn vị.
+ Decrease font size: Giảm Font chữ đi một đơn vị.
+ Bold: Thiết lập chữ đậm
+ Italic: Thiết lập chữ nghiêng.
+ Underline: Thiết lập chữ gạch chân
+ Borders: Để vẽ đường viền cho bảng tính bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này. Một danh sách kiểu Border xuất hiện như hình dưới đây:
Nếu để ý bạn sẽ thấy ở mỗi kiểu Border đều có hình ảnh mô tả, ví như kẻ mình bên trái, mình bên phải, hay khung ngoài cùng hoặc toàn bộ vùng chọn,… Tùy từng trường hợp cụ thể bạn nhấp chọn mẫu phù hợp, nếu vẫn chưa hài lòng với danh sách này bạn có thể nhấp chọn mục More borders. Hộp thoại Format Cells xuất hiện và trỏ tới Tab Border như hình dưới đây:
Trong cửa sổ này bạn có thể tùy chỉnh cách kẻ khung cho bảng tính ngoài ra bạn còn có thể thay đổi mầu cho các đường kẻ.
+ Fill color: Thiết lập mầu mềm cho nhóm Cell hiện thời, để thực hiện bạn nhấp chọn biểu tượng này để thiết lập mầu như mô tả hoặc nhấp mũi tên bên phải của biểu tượng. Hộp mầu xuất hiện bạn chọn nhấp chọn mầu cần thiết lập.
+ Font color: Thiết lập mầu chữ cho nội dung nhóm Cell hiện thời, cách làm tương tự như phần trên.
– Alignment: Căn chỉnh nội dung trong các Cell
+ Top Align: Căn nội dung bắt đầu từ định của Cell
+ Middle Align: Căn nội dung vào giữa Cell (tính theo chiều dọc)
+ Bottom Align: Căn nội dung dưới đáy của Cell
+ Orientation: Xoay chiều nội dung trong Cell
Nhấp chọn biểu tượng này một danh sách xuất hiện bạn có thể xoay chiều cho nội dung theo những hình ảnh mô tả của từng lệnh.
+ Wrap text: Chọn lệnh này nội dung của Cell sẽ tự tràn khi vượt quá độ rộng của Cell.
+ Align Text Left: Căn nội dung theo lề trái của Cell.
+ Align Text Center: Căn nội dung vào giữa Cell (theo chiều ngang)
+ Align Text Right: Căn nội dung theo lề phải của Cell
+ Decrease Indent: Giảm độ rộng của lề cho nội dung trong Cell
+ Increase Indent: Tăng độ rộng của lề cho nội dung trong Cell
+ Merge: Gộp các ô lại với nhau, nhấp chọn biểu tượng này bạn sẽ có 4 lựa chọn gộp Cell như hình dưới đây:
– Number: Sử dụng nhóm lệnh này để định dạng dữ liệu dạng số
+ Number Format: Kiểu định dạng, bạn nhấp chọn biểu tượng này một danh sách các kiểu định dạng sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
Bạn có thể chọn tới một kiểu định dạng bất kỳ như kiểu tiền tệ, kiểu phần trăm, hay kiểu số thông thường,…
+ Accounting number format: Định dạng dữ liệu số kiểu dữ liệu kế toán, để thực hiện bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, một danh sách liệt kê xuất hiện như hình dưới đây:
Nếu không ưng ý với những mẫu có sẵn bạn có thể nhấp chọn mục More Accouting Formats…
Trong hộp thoại Format Cells bạn có thể có thêm lựa chọn về kiểu định dạng Accouting.
+ Percen style: Nhấp chọn biểu tượng này để định dạng dữ liệu kiểu phần trăm.
+ Comma Style: Luôn định dạng số dở dạng số thực với hai số sau dấy phẩy.
+ Indcrease decimal: Tăng số chữ số sau dấy phẩy.
+ Decrease decimal: Giảm số chữ số sau dấy phẩy.
2.2. Sử dụng hộp thoại Format Cells
Chọn ô hoặc nhóm ô cần định dạng, nhấp chuột phải chọn Format Cells… Hộp thoại Format Cells xuất hiện như hình dưới đây:
– Trong Tab Number cho phép bạn định dạng kiểu hiển thị dữ liệu. Tương ứng với kiểu dữ liệu mà bạn chọn trong danh sách Category, các thuộc tính sẽ xuất hiện ở phần chính của màn hình. Các thuộc tính này thay đổi tùy thuộc vào kiểu định dạng mà bạn đã chọn.
– Tab Alignment: Chứa các lệnh căn lề cho nội dung trong Cell.
+ Horizontal: Lựa chọn vị trí của nội dung trong Cell theo chiều ngang, có thể là căn trái, căn phải, ở giữa hay dàn đều,….
+ Vertical: Lựa chọn vị trí của nội dung trong Cell theo chiều dọc, có thể là trên đỉnh, dưới đáy, hay ở giữa.
+ Indent: Bạn nhấp vào khoảng cách lề cho nội dung trong Cell
+ Wrap text: Tích chọn mục này nếu nội dung vượt quá độ rộng của Cell sẽ được đẩy xuống dòng dưới.
+ Merger Cells: Tích chọn mục này nếu muốn gộp các Cell lại với nhau.
+ Orientation: Xoay nội dung trong Cell bằng cách nhập giá trị vào ô Degrees.
– Tab Font: Thiết lập Font chữ cho nội dung các Cell.
+ Font: Danh sách các Font có trong hệ thống máy tính
+ Font style: Kiểu Font có thể là nghiêng, đậm hoặc bình thường.
+ Size: Cỡ chữ
+ Underline: Chọn kiểu chữ gạch chân.
+ Color: Mầu chữ
+ Effects: Tích chọn các mục này để tạo các hiệu ứng cho chữ.
– Border: Kẻ khung cho bảng tính
+ Style: Chọn kiểu đường kẻ khung cho bảng tính
+ Color: Chọn mầu cho đường kẻ.
+ Presets: Có 3 lựa chọn là không kẻ khung, kẻ viền ngoài cùng và kẻ tất cả các đường chi tiết.
+ Border: Các tùy chọn khác về kẻ khung, ví dụ chỉ kẻ nét trên, dưới hoặc chéo,…
– Fill: Thiết lập mầu nền cho Cell
+ Background Color: Chọn mầu nền cho Cell
+ Pattern Color: Mầu mẫu
+ Pattern Style: Kiểu của mẫu
– Protection: Khóa hoặc ẩn các Cell
3. Tìm kiếm dữ liệu
Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu trên Sheet Excel theo các bước sau đây:
Bước 1: Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm.
Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Home tìm tới nhóm lệnh Editing.
Trong nhóm lệnh này bạn nhấp chọn mục Find & Select, một danh sách xuất hiện như hình dưới đây, bạn chọn tới mục Find…
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F. Bằng một trong hai cách trên hộp thoại Find and Replace xuất hiện như hình dưới đây:
Hãy tìm hiểu các chức năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó một cách dễ dàng, đầu tiên bạn hãy nhấp chọn nút Options >> để mở rộng hộp thoại.
+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính.
+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Column tìm theo cột.
+ Look in:
Formulas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.
Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What.
+ Find All: Tìm kiếm tất cả.
+ Find Next: Tìm từng mục một.
+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm.
Bước 3: Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
Bước 4: Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.
Bước 5: Nhấp Close để đóng hộp thoại.
Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trên những dữ liệu hiện có trong file của bạn. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế.
Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Home, tìm tới nhóm lệnh Editing.
Trong nhóm lệnh này bạn nhấp chọn mục Find & Select, một danh sách xuất hiện như hình dưới đây, bạn chọn tới mục Replace…
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạn xác lập.
+ Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
+ Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính
+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns tìm theo cột.
+ Look in: Có ba chức năng sau:
Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.
Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What và khung Replace with.
+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả.
+ Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.
+ Find All: Tìm tất cả.
+ Find Next: Tìm từng mục một.
+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay thế.
Bước 3: Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.
Bước 4: Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ liệu mới hãy nhấp Find All hay .
Bước 5: Nhấp Close để đóng hộp thoại.