1. Sắp xếp dữ liệu
Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Nhấp chọn vào cột cần sắp xếp trong vùng dữ liệu. Giả sử chúng ta có bảng số liệu dưới đây:
Yêu cầu cần sắp xếp theo Họ tên bạn nhấp chọn vào ô bất kỳ trong cột này.
Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Data sau đó tìm tới nhóm Sort & Filter
Trong nhóm này bạn có thể chọn biểu tượng Sort A to Z để sắp xếp dữ liệu giảm dần, hoặc chọn biểu tượng Sort Z to A để sắp xếp dữ liệu tăng dần. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn nút Custum Sort để có nhiều tùy chọn sắp xếp hơn.
Để bổ xung các điều kiện sắp xếp bạn nhấp chọn nút Add Level sau đó chọn trường cần lọc trong ô Sort By tiếp theo là kiểu sắp xếp trong ô Order.
2. Lọc dữ liệu
Lọc là cách dễ dàng và nhanh chóng để tìm và làm việc với dữ liệu trong vùng dữ liệu được chọn. Vùng dữ liệu được lọc hiển thị các mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn chỉ định cho một trường. Excel cung cấp hai lệnh: AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêu chuẩn đơn giản và Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩn phức tạp hơn.
Việc lọc không giống việc sắp xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạm thời các mẫu tin mà bạn không muốn hiển thị và nó không sắp xếp trật tự các mẫu tin đó. Khi đã lọc các mẫu tin, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng các mẫu tin này trong cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến các mẫu tin khác.
Lọc tự động bằng AutoFilter
Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đó bạn có thể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường dữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó. Các bước thực hiện như sau:
– Chọn tới vùng dữ liệu cần lọc
– Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Data tìm tới nhóm lệnh Sort & Filter. Khi đó trên vùng dữ liệu ở dòng đầu tiên mỗi ô sẽ xuất hiện một biểu tượng hình tam giác nhỏ phía góc phải.
– Bây giờ muốn lọc theo cột nào bạn nhấp chọn biểu tượng hình tam giác ở cột đó. Một danh sách xuất hiện trong menu nhanh như hình dưới đây:
+ Sort A to Z: Sắp xếp dữ liệu tăng dần
+ Sort Z to A: Sắp xếp dữ liệu giảm dần
+ Sort by Color: Sắp xếp dữ liệu theo mầu nền của Cell.
Khi bạn di chuyển chuột đến mục này một menu nhanh xuất hiện bên trái liệt kê các mầu nền của Cell có trong cột hiện thời bạn có thể chọn một mầu bất kỳ nào đó để sắp xếp dữ liệu theo mầu đó.
+ Filter by Color: Lọc dữ liệu theo mầu nền của Cell
Khi bạn di chuyển chuột đến mục này một menu nhanh xuất hiện bên trái liệt kê các mầu nền của Cell có trong cột hiện thời bạn có thể chọn một mầu bất kỳ nào đó để lọc dữ liệu theo mầu đó.
Giả sử chúng ta chọn mầu vàng như hình trên kết quả sẽ được như hình dưới đây:
Lưu ý:
+ Trong trường hợp bạn muốn lọc ra những Cell không có mầu nền bạn chọn mục No Fill.
+ Nếu muốn hủy giá trị lọc bạn nhấp chọn lại mục đã được đánh dấu lọc trước đó.
– Text Filters: Lọc dữ liệu dạng Text
Khi di chuyển tới mục này một danh sách xuất hiện bên tay trái bạn có thể chọn:
+ Equals…: Lọc những giá trị bằng… Sau khi nhấp chọn mục này một hộp thoại xuất hiện như hình dưới đây:
Bạn nhập giá trị cần tìm ở hộp thoại đầu tiên bên tay trái, giả sử chúng ta muốn tìm nhân viên có họ tên là “Đặng Minh Tuấn”.
Cuối cùng nhấp nút Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:
Lưu ý: Ngoài việc ngõ trực tiếp giá trị cần lọc bạn cũng có thể nhấp vào ô hình tam giác cuối ô nhập này để chọn tính xác giá trị cần lọc.
+ Does not equal…: Lọc những giá trị không bằng… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên bắt đầu là “Nguyễn” bạn thiết lập thông số như sau:
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:
+ Begins With…: Lọc dữ liệu bắt đầu với… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên khác “Lê Viết Bằng” bạn thiết lập thông số như sau:
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả trong danh sách không còn Nguyễn Mạnh Hùng như hình dưới đây:
+ End With…: Lọc dữ liệu kết thúc với… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
Vẫn với danh sách trước chúng ta muốn lọc ra những nhân viên có họ tên kết thúc bằng “Tâm” bạn thiết lập thông số như sau:
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:
+ Contains…: Lọc dữ liệu chứa… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
Giả sử chúng ta muốn tìm những nhân viên có họ tên chứa từ “Thị” bạn thiết lập giá trị cho hộp thoại này như hình dưới đây:
Sau khi nhấp Ok kết quả sẽ được như hình dưới đây:
+ Does not contains…: Lọc dữ liệu không chứa… Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
Giả sử cần lọc ra những nhân viên có tên không chứa từ “Văn” bạn thiết lập giá trị cho hộp thoại như sau:
Kết quả cuối cùng như hình dưới đây:
+ Custom Filter…: Tùy biến điều kiện lọc. Sau khi nhấp chọn mục này hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như hình dưới đây:
Thực chất tất cả các lựa chọn trên đều nằm trong hai hộp chọn đầu tiền bên tay trái.
Đây còn gọi là các điều kiện lọc, tuy nhiên với những gì đã hướng dẫn mỗi lần lọc chúng ta chỉ có thể lấy dữ liệu ra với một điều kiện (bằng, không bằng, chứa, không chứa,…). Trong phần này chúng ta sẽ học cách lọc dữ liệu với hai điều kiện kết hợp nhau giả sử như tên chứa từ “Thị” và kết thúc bằng “Thanh”, hay tên không chưa từ “Tâm” hoặc chứa từ “Tiến”. Để làm được điều này chúng ta quy lại với của sổ Custom AutoFilter và thiết lập như hình dưới đây:
Giả sử chúng ta lọc những nhân viên có họ là “Nguyễn” nhưng tên khác “Lâm”.
Trong hai mục And và Or bạn tích chọn And vì đây là hai điều kiện sảy ra đồng thời. Kết quả cuối cùng sẽ như hình dưới đây:
– Trong phần tiếp theo: Microsoft Excel 2013 cung cấp cho chúng ta các tùy chọn khác.
Đầu tiên là hộp nhập tìm kiếm bạn có thể gõ giá trị cần tìm kiếm tại đây để thu gọn điều kiện loc. Sau đó tích chọn các kết quả cần lọc.
Hoặc có thể nhấp chọn (Select All) để chọn tất cả. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất.
Lọc nâng cao Advanced Filter
Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế. Cơ chế lọc cao cấp bằng Advanced Filter sẽ cho phép lọc trên nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn.