Sử dụng Microsoft PowerPoint 2013 là cách dễ nhất để tạo bài thuyết trình hiệu quả, giúp bạn hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp, trực quan và hấp dẫn.

Môi trường làm việc PowerPoint 2013, hay được gọi là giao diện người dùng, hỗ trợ các tính năng trình bày tinh vi. Kết quả là, ngay cả khi người dùng mới làm quen cũng có thể làm việc hiệu quả với PowerPoint sau một giới thiệu ngắn gọn.

Trong bài học này, đầu tiên bạn sẽ làm quen với các tính năng của môi trường làm việc PowerPoint, bao gồm chế độ xem Backstage, các tab và các nhóm, bộ sưu tập, và chế độ xem trước. Tiếp đó, sau khi tạo và lưu bài thuyết trình mới, bạn sẽ mở một tệp PowerPoint có sẵn, học cách để di chuyển xung quanh trong môi trường làm việc, và đóng lại. Cuối cùng, bạn sẽ khám phá các cách khác nhau của để xem trang trình bày theo đó biết biết cách sử dụng và làm thế nào để thiết kế các cửa sổ chương trình cho một công việc cụ thể.

Làm việc với giao diện người dùng

Như với tất cả các chương trình Microsoft Office 2013, cách phổ biến nhất để khởi động chương trình PowerPoint là bạn nhấp vào nút Start ở cuối bên trái trên thanh Taskbar của Windows. Khi bạn khởi động PowerPoint mà không mở bài thuyết trình cụ thể, cửa sổ chương trình sẽ xuất hiện, hiển thị một danh sách các mẫu bài thuyết trình bạn muốn tạo. Bạn bấm chọn Blank  Presentation để tạo một bài thuyết trình mới, trống.

- Phía trên cùng là thanh tiêu đề hiển thị tên của bài thuyết trình đang hoạt động. Ở đầu bên trái của thanh tiêu đề là biểu tượng PowerPoint, bạn nhấp vào để hiển thị các lệnh để di chuyển, kích thước, và đóng cửa sổ chương trình. Ở cuối bên phải của thanh tiêu đề là ba nút điều khiển cửa sổ. Bạn có thể tạm thời ẩn cửa sổ chương trình bằng cách nhấn vào nút Minimize, điều chỉnh kích thước của cửa sổ bằng cách nhấn vàoRestore Down/Maximize, và đóng bài thuyết trình đang hoạt động hoặc thoát khỏi PowerPointbằng cách nhấn vào nút Close.

- Theo mặc định, Quick Access Toolbar xuất hiện phía bên phải của biểu tượng PowerPoint ở đầu bên trái của thanh tiêu đề, và hiển thị các nút Save, Undo và Redonút. Bạn có thể thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar và tùy chỉnh với các lệnh mà bạn thường xuyên sử dụng.

- Bên dưới thanh tiêu đề là thanh Ribbon. Tất cả các lệnh để làm việc với nội dung bài thuyết trình PowerPoint có sẵn từ vị trí trung tâm này để bạn có thể làm việc hiệu quả với chương trình.

- Phía trên Ribbon là một tập hợp các tab (hoặc các menu). Nhấp chuột vào một tab hiển thị một tập hợp các liên quan.

• Các lệnh liên quan đến quản lý PowerPoint và các bài thuyết trình PowerPoint (chứ không phải là nội dung trang trình bày) được tập hợp lại với nhau trong chế độ xem Backstage, mà bạn hiển thị bằng cách nhấn vào tab File được tô màu nằm ở đầu bên trái của ribbon. (Các tab File và chế độ xem Backstage thay thế cho Microsoft Office Button và menu Office của Microsoft Office PowerPoint 2007.) Các lệnh có sẵn trong giao diện Backstage được tổ chức trên các trang mà bạn  có thể hiển thị bằng cách nhấn vào các nút và các tab trang nằm trong khung bên trái.

- Các lệnh liên quan đến làm việc với các nội dung bài thuyết trình được thể hiện trên các nút lệnh trong từng nhóm của các tab ribbon. Tab Home được kích hoạt theo mặc định.

- Trên mỗi tab, các nút được tổ chức thành các nhóm với tên chỉ định.

-  Nếu một nhãn nút không hiển thị, bạn có thể hiển thị các lệnh, một bản mô tả chức năng của nó, và phím tắt (nếu nó) trong ScreenTip bằng cách trỏ vào nút này.

- Liên quan nhưng ít phổ biến, các lệnh không được thể hiện là các nút trong một nhóm. Thay vào đó, chúng có sẵn trong một hộp thoại hoặc cửa sổ nhiệm vụ, mà bạn hiển thị bằng cách nhấn vào nút phóng hộp thoại nằm ở góc dưới bên phải của nhóm.

-  Một số nút bao gồm một mũi tên tích hợp hoặc riêng biệt. Để xác định xem một nút mũi tên và được tích hợp, trỏ đến nút hoặc mũi tên để hiển thị đường biên của nó. Nếu một nút và mũi tên được tích hợp trong một đường biên, nhấn vào nút sẽ hiển thị tùy chọn tinh chỉnh cho các hành động của các nút. Nếu nút mũi tên và có đường biên riêng biệt, nhấn vào nút sẽ thực hiện hành động mặc định hiện tại của nó. Bạn có thể thay đổi hành động mặc định của nút bằng cách nhấn vào mũi tên và sau đó nhấp vào hành động mà bạn muốn.

- Ở bên phải tên của các tab của ribbon, bên trái các nút Minimize/Maximize/Close, là các nút điều khiển hiển thị thanh Ribbon. Nhấn nút này sẽ hiển thị các lệnh để điều khiển cách hiển thị thanh Ribbon. Nhấn chọn Auto-hide Ribbon để tự động ẩn thanh Ribbon, bạn có thể nhấn chuột vào thanh tiêu đề trên cùng để hiển thị lại thanh Ribbon. Ấn tùy chọ Show Tabs để chỉ hiển thị tên các tab của thanh ribbon, khi chọn tab nào thì sẽ hiển thị thông tin liên quan đến tab đó trên thanh ribbon, sau đó bạn bấm chuột ra ngoài khỏi thanh ribbon, các tab sẽ ẩn. Lệnh Show tab and Commands sẽ hiển thị thanh ribbon cố định ở phía trên màn hình.                                

- Nhấp vào nút Microsoft PowerPoint Help (dấu hỏi bên cạnh nút Ribbon display options) ở cuối bên phải của các ribbon, cửa sổ trợ giúp của PowerPoint sẽ hiển thị và bạn có thể sử dụng các kỹ thuật để tìm kiếm thông tin cần thiết .

- Bên dưới cùng của cửa sổ chương trình, là thanh trạng thái hiển thị thông tin về bài thuyết trình hiện tại và cung cấp quyền truy cập vào các chức năng chương trình chỉ định. Bạn có thể điều khiển nội dung của thanh trạng thái bằng cách nhấp chuột phải để hiển thị tùy biến trình đơn thanh trạng thái, bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào để hiển thị hoặc ẩn nó.

- Ở phía cuối bên phải của thanh trạng thái là thanh View Shortcuts, chứa nút Zoom Level, thanh trượtZoom, và nút Fit Trang trình bày To Current Window. Những công cụ này cung cấp cho bạn phương thức tiện lợi để điều chỉnh màn hình hiển thị nội dung bài thuyết trình.

Bạn có thể chuyển đổi chế độ xem điểm và điều chỉnh tỉ lệ phóng màn hình bằng cách sử dụng các công cụ ở góc dưới bên phải của cửa sổ chương trình.

Mục tiêu của tất cả các tính năng trong môi trường PowerPoint là để làm việc trên một bài thuyết trình một cách trực quan nhất có thể. Các lệnh cho các công việc bạn thực hiện thường là có sẵn, và các lệnh bạn sử dụng thường xuyên rất dễ dàng tìm thấy.

Ví dụ, khi một tùy chọn định dạng có nhiều lựa chọn có sẵn, chúng thường được hiển thị trong một bộ sưu tập các hình ảnh, được gọi là hình thu nhỏ (thumbnails). Những bộ sưu tập cung cấp cho bạn từng hình ảnh cho mỗi sự lựa chọn. Nếu trỏ đến một hình ảnh thu nhỏ trong một bộ sưu tập, tính năng Live Preview cho bạn thấy những gì bạn chọn sẽ được thể hiển thị nếu bạn áp dụng nó cho bài thuyết trình, trang trình bày, hoặc chọn.

Bạn có thể hiển thị nội dung của bài thuyết trình đang được kích hoạt theo bốn chế độ xem chính: Normal,Trang trình bày Sorter, Reading, Trang trình bày Show. Theo mặc định bạn có thể thực hiện hầu hết các công việc phát triển trên một bài thuyết trình theo trong chế độ  Normal.

Ở chế độ xem Normal bao gồm ba khung cửa sổ:

- Overview: cửa sổ này xuất hiện mặc định ở phía bên trái của cửa sổ chương trình với các Trang trình bày hiển thị hình thu nhỏ nhỏ của tất cả các trang trình bày trong bài thuyết trình đang hoạt động. Nhấp vào tabView, trong nhóm Presentation View, bấm vào Outline View cho thấy tất cả các văn bản trên các trang trình bày hiển thị dưới dạng một phác thảo.

- Trang trình bày: cửa sổ này chiếm hầu hết cửa sổ chương trình và hiển thị trang trình bày hiện tại trong bài thuyết trình.

- Notes Cửa sổ này nằm dưới cửa sổ Trang trình bày và cung cấp một nơi để nhập ghi chú về trang trình bày hiện hành. Các ghi chú này có thể liên quan đến sự phát triển của các trang trình bày hoặc có thể ghi chú dành cho người trình bày khi xuất bản bài thuyết trình.

Nguồn: http://esvn.vn